Whatsapp Business 教學

本 Whatsapp Business 教學會講到關於使用者從 Whatsapp 個人版本切換到 Whatsapp Business (商業) 版本的優勢。

Whatsapp Business 是什麼？

WhatsApp Business 是 Whatsapp 提供給企業 (或中小企) 免費使用的商業賬戶。

個人版本的 WhatsApp 是一個可用來發送簡訊通訊的手機 app。支持發送多種媒體，包括文字、照片、影片、文件、位置信息，也可跟對方語音通話、視頻通話。

WhatsApp Business (商業版) 包含所有 Whatsapp 個人版的功能，更可讓使用者將工作信息和個人信息區分開。

• 為什麼要切換到 Whatsapp 行業版？
• 備份個人 Whatsapp 對話/聊天紀錄
• 轉移手機號碼到 Whatsapp Business
• Whatsapp Business 設定
• 填寫 Business Profile
• 將商品錄入 Catalog
• 獲取 Short Link
• 創建 Away Messages
• 創建 Greeting Message
• 設定 Quick Replies
• Whatsapp Business 標籤 (Labels)

原因1

第一個從 Whatsapp 切換到 Whatsapp Business 的原因是將個人信息與辦公信息區分。

原因2

第二個原因 Whatsapp Business 有更強大的功能，是個人 Whatapp 賬戶沒有提供的功能，包括：

• 商業簡介：建立商業簡介，提供對顧客有用的資訊，例如業務地址、業務描述、電郵地址、網站網址。
• 目錄：建立目錄 (catalogues) 去展示產品和服務。
• 快速回覆：可使用快速回覆功能，預先儲存經常會重複使用的訊息，更高效回覆客人的常見問題。
• 自動發送回覆訊息：在人無法及時回覆訊息的時間段裡 (即業務休息時間)，設定離開訊息。客人在業務休息時間發訊息給你，Whatsapp 會用你預先設定好的訊息自動回覆給客人。
• 標籤：通過標籤 (labels) 整理 Whatsapp 聯絡人或對話，以後就可更快找到舊信息/對話。

原因3

第三個原因是行銷相關。

你很可能經歷過多年的業務後，累積了一些或很多潛在客戶的聯繫信息，包括名字、email 地址、手機號碼、公司電話號碼、等。

你可以利用 Whatsapp 商業版更強大的功能去進行潛在客戶名單行銷，從名單中更高效率的挖掘可能會付費的客戶去購買你業務提供的產品或服務。

切換到商業版本之前，你應該先備份個人 Whatsapp 帳戶裡的對話/聊天紀錄，以防萬一。

打開 iPhone 裡的 Whatsapp 應用，點擊 Settings (設定)。點選 Chats, 接著 Chat Backup，再點擊 Back Up Now。等待備份完成。

或參考這個 Whatsapp 備份說明，包括 iPhone 和 Android 手機/設備的備份方法。

現在打開 Apple App Store，搜尋並下載 Whatsapp Business app。

在商業版應用上進行註冊的時候，Whatsapp Business 會識別你在個人版本 Whatsapp 中使用的手機號碼 (例如：+1 (555) 555-1234。

點擊 Continue，並點擊 USE +1 (XXX) XXX-XXXX 按鈕。

在轉移帳戶的過程中，你必須保持手機和 Whatsapp Business 應用是開啟狀態。

被問到是否讓 Whatsapp Business 擁有訪問你手機上文件的權限 (包括照片、視頻、文本文件、等)，點擊 Allow。

商業信息

你可填寫你這個 Whatsapp Business 帳戶的商業簡介，包括營業地址、企業/業務描述、營業時間、等。或先 skip (略過)，以後再填寫也可以。

打開 Whatsapp Business 應用後，所有商業用途的設定都可以通過點擊 Settings 找到。

點擊 Business Settings。

Whatsapp 商業版主要的商業功能設定，包括：

• Business Profile (商業簡介)
• Catalog (商品目錄)
• Statistics
• Short link (短鏈結)

通訊 (對話/聊天) 相關的功能 (Messaging Tools) 包括：

• Away message (離開訊息)
• Greeting message (問候訊息)
• Quick replies (快速回覆)

Whatsapp Business 的 Business Profile (商業簡介) 中，你可填寫以下信息：

• 公司名稱
• 公司地址
• 業務類型 (category)
• 業務/產品/服務描述
• 電郵地址
• 公司網站網址

怎樣添加 Business Profile？

在 iPhone 版本的 Whatsapp Business 應用中要填寫/編輯公司 (或業務) 信息，點選 Settings，點擊 Business Tools，點擊打開 Business Profile。

Whatsapp 商業版提供 Catalog (目錄)。

通過 Catalog，你可在 Whatsapp Business 裡建立你公司的手機/移動設備店面，並在 Catalog 中給客戶展示和分享商品。

客戶可在 Whatsapp Business app 的環境下查看你企業的完整商品目錄。

對於每一個商品，你可添加的信息包括，商品價格、商品描述、商品代號。

如何將商品添加到 Catalog？

在 iPhone 版本的 Whatsapp 商業版應用中，點選 Settings，點擊 Business Settings，點擊打開 Catalog。

點選 Add Product or Service。

點開 + 符號或 Add to Catalog，再點擊 Add Images。

點擊 Choose Photo 去選擇上傳手機中的照片。或點擊 Take Photo 去拍攝新照片。你最多可上傳 10張照片。

你需要輸入商品名稱。可輸入可選信息包括，商品價格、商品描述、商品網址連結、商品代號。

點擊 Save 保存。

Whatsapp Business 帳戶中，有一個 short link 功能。你可將這個 short link (短鏈結) 分享給你的客戶，客戶點開 short link 後，可開始跟你在 Whatsapp 裡對話。

怎樣獲取 Short Link？

在 iPhone 版本的 Whatsapp 商業版應用中，點選 Settings，點擊 Business Settings。

點開 Short link，獲取這個短網址。

你可拷貝 (copy) 這個短鏈結，或直接將 short link 分享給你 Whatsapp 帳戶裡的聯繫人 (contacts)。

Away messages (離開訊息) 是這樣運作：當你設定了離開訊息後，其他 Whatsapp 用戶發信息到你的 Whatsapp Business 帳戶，你的帳戶會自動發送一個離開訊息。

怎樣創建 Away Messages？

在 iPhone 版本的 Whatsapp 商業版應用中，點選 Settings，點擊 Business Settings，點開 Away Message。

開啟 Send away message。

編輯離開訊息，並點擊 Save 保存。

你可設定哪些情況/時候，會自動發送離開訊息，包括：

• 任何情況/時候都發送離開訊息。
• 自訂時間：只在預先指定的時間段發送離開訊息。
• 只在非辦公時間段發送離開訊息。選擇這種方式前，必須預先在 Business Profile 裡設定辦公時間段。

Greeting message (問候訊息) 的運作是這樣：Whatsapp 聯繫人第一次發信息聯絡你，或超過 14 天沒有與你對話，問候訊息就會自動發送給這位聯繫人 (contact)。

怎樣創建 Greeting Message？

在 iPhone 版本的 Whatsapp 商業版應用中，點選 Settings，點擊 Business Settings，點開 Greeting Message。

開啟 Greeting message。

編輯問候訊息，並點擊 Save 保存。

你可設定哪些情況/時候，會自動發送問候訊息，包括：

• Everyone – Greeting message 可對所有人發送。
• Exclude my contacts – 只發送給不是你 Whatsapp 聯繫人的其他人。
• Everyone except – 發送給所有人，但排除了一些你自訂不發送的聯繫人。
• Only send to – 只發送給你指定的聯繫人。

你跟 Whatsapp 聯繫人平時的信息往來當中，可能有很多經常重複發送的句子。

你可預先設定 Quick Replies (快速回覆)。Quick Replies 就是鍵盤捷徑，讓你無需要重複輸入經常發送的信息，並更快速的回覆對方。

怎樣創建 Quick Replies？

在 iPhone 版本的 Whatsapp 商業版應用中，點選 Settings，點擊 Business Settings，點開 Quick Replies。

點開右上角的 + 符號，去一個創建新的快速回覆。

在 Message 下，輸入你 quick reply 的訊息。

在 Shortcut （捷徑） 下，輸入快速回覆的鍵盤捷徑。

給快 quick reply 設定關鍵字。以後你可通過輸入關鍵字搜尋某一個 quick reply。

• 你可設定多個 quick replies。
• 每個 quick reply 最多可設定 3個關鍵字。

點擊 Save 保存。

在 Whatsapp 賬戶中管理大量聯繫人並不簡單。

當你的 Whatsapp 賬戶已經添加了很多聯繫人，而當中有一部分是你的現有客人，有另一部分是有可能變成客戶但還沒有購買你的產品/服務，要去跟進每一位客戶的項目會非常耗費時間。

Whatsapp Business 版本提供標籤 (Labels)。

通過使用 Labels，你可以更容易管理你 Whatsapp 聯繫人 (或客戶)，給她們/他們標籤上狀態，並進行事後的業務跟進。

Whatsapp Business 賬戶開通後，會提供 5個默認標籤：

• 新客戶
• 新訂單
• 尚未付款
• 已付款
• 訂單完成

Whatapp Business 允許你：

• 創建/增加新 label
• 編輯 label
• 刪除 label

並給你的每一位聯繫人標籤上一個 label。

編輯 Labels

例如 iPhone，在 Chat 頁面的頂部選中 Labels。

• 編輯一個 label：點開一個 Label，點擊 Edit。
• 更換 label 顏色：點開一個 Label，點擊 Edit，選中調色板 icon，點擊 Choose Color，按 Save。
• 刪除 label：點開一個 Label，點擊 Edit，點擊 Delete Label，點擊 Delete。

給聯繫人增添 Label

要給某一位聯繫人添加 label，在某位聯繫人名稱上向左滑動，點擊 More，點擊 Label Chat。

增加一個新 Label

要增加一個新 Label，在 Chat 頁面的頂部選中 Labels，點擊 Add New Label，給新 label 輸入一個名稱，按 Save。

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