Gmail 備份教學

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Google Takeout 下載所有 Gmail 電郵

怎樣下載 Gmail 中的所有電郵信息內容?

你可以將 Gmail 備份。本 Gmail 備份教學會講如何使用 Google Takeout 去下載你 Gmail 帳戶中的所有電郵內容和所有聯繫人信息。

Google Takeout 是 Google 提供的免費服務/產品。你可通過 Google Takeout 去導出/下載你在各個不同 Google 服務/產品中的數據或內容。

例如,你可通過 Google Takeout 導出/下載你 Gmail 中所有的電郵內容,或導出 Google Contacts 中所有聯繫人的信息。

以下是 Google Takeout 給自己的服務/產品描述:

Your account, your data. Export a copy of content in your Google Account to back it up or use it with a service outside of Google.

通過 Google Takeout 下載 Gmail 和 Contacts

訪問以下官方 Google Takeout 網址:

https://takeout.google.com

你會通過以下 4個步驟才能導出/下載 Gmail / Contacts 數據內容:

步驟1:選擇要導出的數據

第一步是選擇要導出的數據 (Select data to include)。

登入 Google Takeout,再勾選你需要下載的數據內容。

Select Gmail to Export with Google Takeout

本例子中,你會需要下載所有 Gmail 電郵內容和所有聯繫人 (contacts) 信息,所以你會勾選 Mails 和 Contacts。

Google Takeout 一般默認會將所有數據內容都勾選好,你就需要反勾你不需要下載的數據內容。

點擊頁面底部 Next Step 按鈕。

步驟2:選擇導出文件格式和頻率

第二步是選擇文件格式、頻率和往哪裡導出 (Choose file type, frequency & destination)。

數據文件導出到哪裡?

Export File Delivery Method (Google Takeout)

你需要選擇將數據文件往哪裡導出,包括:

  • Send download link via email / 電郵發送下載連結
  • Add to Drive / 保存到 Google Drive
  • Add to Dropbox / 保存到  Dropbox
  • Add to OneDrive / 保存到 Microsoft OneDrive
  • Add to Box /  保存到  Box

數據文件導出頻次

你可選擇其中一種導出頻次:

  • Export once / 導出1次
  • Export every 2 months for 1 year / 第一年的每2個月導出1次

導出文件的格式

  • 導出為 *.zip 後綴的壓縮文件:方便在 Windows 電腦中直接解壓並打開
  • 導出為 *.tgz 後綴的壓縮文件:在 Windows 電腦中很可能需要先安裝額外軟件去解壓壓縮文件

導出文件的大小

你可選擇導出文件的大小為 1GB、2GB、4GB、10GB、或 50GB。

文件大小的默認值是 2GB,如果數據超過了 2GB,Google Takeout 會將數據切割做多個文件。

點擊頁面底部 Create Report 按鈕。

步驟3:數據導出進度

Export Progress (Google Takeout)

接著,Google Takeout 會顯示數據導出進度 (Export progress)。

根據你導出文件的大小,你可能需要等待一段時間。導出非常大的數據量,有可能需要等待超過1天。

Google is creating a copy of files from 2 products. This process can take a long time (possibly hours or days) to complete. You'll receive an email when your export is done.

步驟4:下載連結

如果你剛才選擇了將下載連結發送給你的電郵地址 (即,你的 Gmail),你會收到以下電郵。

點擊電郵中的 Check Activity 連結。

Download Your Exports (Google Takeout)

你可在下一張頁面點擊 Download 連結下載數據文件。

打開閱讀 Gmail Mbox 文件

假設你選擇將 Gmail 數據下載為一個 *.ZIP 文件,解壓後的文件會是一個 *.mbox 後綴的文件。

你不能在 Windows 電腦中直接打開 mbox 文件,需要下載和安裝 mbox 閱讀器軟件,例如 Mbox Viewer。

https://www.mboxviewer.com/

從以上網址下載 Mbox Viewer 軟件,並安裝到你的 Windows 電腦。

完成安裝後,打開 Mbox Viewer。

Mbox Viewer Navigation

點擊 File,點擊 Add File。

Select Mbox Files (on Mbox Viewer)

在彈出窗中點選 MBOX Files,並點擊 Next 按鈕。

選擇你剛才從 Google Takeout 下載的 mbox 文件。

現在你可在 Mbox Viewer 界面上閱讀你的 Gmail 電郵內容。

Google Contacts 配合 Mailchimp 進行客戶名單行銷

導出 Google Contacts 中的聯繫人信息後,可以做什麼?

可以將客人 (即潛在客戶) 的聯繫人資料整理成客戶名單。

通常很多企業耗費大量時間和人力成本去收集潛在客戶(leads) 名單,包括潛在客戶的名字、電子郵箱(email)、電話、等。之後可將 leads 分配給銷售人員/團隊進行跟進。

直接從 Google Contacts 中下載聯繫人信息後,你就不需要進行收集的過程。

你應該進行設置並進行自動化的網路行銷 (marketing automation)。你可將 contacts 導入 marketing automation 工具,包括: ActiveCampaignSendInBlueMailchimp

例如你可在 Mailchimp 中創建好要發信息的內容,並通過電郵 (email) 發送給聯繫人。

備份其他 Google 數據

除了 Gmail,你還可通過 Google Takeout 備份其他 Google 服務/產品的數據信息,包括:

  • Android Device
  • Configuration Service
  • Arts & Culture
  • Blogger
  • Calendar
  • Chrome
  • Classic Sites
  • Contacts
  • Crisis User Reports
  • Data Shared for Research
  • Drive
  • Fit
  • Google Account
  • Google Help Communities
  • Google My Business
  • Google Pay
  • Google Photos
  • Google Play Books
  • Google Play Console
  • Google Play Games Services
  • Google Play Movies & TV
  • Google Play Music
  • Google Play Store
  • Google Shopping
  • Google Translator Toolkit
  • Google Workplace Marketplace
  • Groups
  • Hangouts
  • Home App
  • Keep
  • Location History
  • Maps
  • Maps (your places)
  • My Activity
  • My Maps
  • News
  • Pinpoint
  • Posts on Google
  • Profile
  • Purchases & Reservations
  • Question Hub
  • Reminders
  • Saved
  • Search Contributions
  • Street View
  • Tasks
  • YouTube and YouTube Music

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